کتاب چطور برای اولویت ها برنامه ریزی کنیم

کتاب «چطور برای اولویت ها برنامه ریزی کنیم» راهکاری نوین برای بازپس گیری زمان و تمرکز در دنیای پرهیاهوی امروز است. این کتاب به خوانندگان کمک می کند تا در میان انبوه حواس پرتی های دیجیتال، کارهای مهم زندگی خود را شناسایی کرده و با پیاده سازی استراتژی های عملی، زمان و انرژی لازم برای انجام آن ها را ایجاد کنند. این اثر فراتر از یک کتاب مدیریت زمان صرف، به خواننده می آموزد چگونه کنترل زندگی خود را به دست گیرد و لحظات معنادارتری را تجربه کند.

در جهان امروز، واژه «مشغول بودن» اغلب با «بهره ور بودن» اشتباه گرفته می شود. بسیاری از افراد احساس می کنند دائماً در حال کار هستند، اما در پایان روز یا هفته، نگاهی به لیست کارهایشان می اندازند و با سرخوردگی متوجه می شوند که کارهای واقعاً مهم و معنادار زندگی شان ناتمام باقی مانده اند. این چالش، ریشه در سیلی از اطلاعات، نوتیفیکیشن های بی پایان، شبکه های اجتماعی و درخواست های دیگران دارد که زمان و تمرکز را ذره ذره از فرد می ربایند. اینجاست که نیاز به رویکردی متفاوت برای مدیریت زمان احساس می شود؛ رویکردی که به جای صرفاً مدیریت زمان، به ساخت زمان برای اولویت ها تمرکز دارد. این مقاله قصد دارد تا با معرفی و بررسی عمیق کتاب «چطور برای اولویت ها برنامه ریزی کنیم» (Make Time)، راهکارهای عملی و اثبات شده آن را به خوانندگان ارائه دهد تا بتوانند کنترل زمان و تمرکز خود را به دست گرفته و زندگی پربارتری داشته باشند.

معرفی کتاب Make Time: رویکردی نوین به مدیریت زمان

کتاب «چطور برای اولویت ها برنامه ریزی کنیم» با عنوان اصلی «Make Time: How to Focus on What Matters Every Day» اثری از دو نویسنده پرفروش نیویورک تایمز، جیک نپ و جان زراتسکی است. این دو، پیش از این در شرکت گوگل و پروژه Google Ventures با هم همکاری داشته اند و تجربیات ارزشمند خود در زمینه بهره وری و طراحی محصول را در این کتاب به اشتراک گذاشته اند. آن ها با رویکردی کاملاً عملی و مبتنی بر آزمایش و خطا، فلسفه ای نوین را برای غلبه بر چالش های زندگی مدرن ارائه می دهند.

پیام اصلی و انقلابی این کتاب، عبور از مفهوم سنتی «مدیریت زمان» و روی آوردن به «ساخت زمان» است. نویسندگان معتقدند که اغلب ما در دام تقویم های پر از جلسه، صندوق های ورودی لبریز از ایمیل و جریان بی پایان نوتیفیکیشن ها گرفتار شده ایم. در این وضعیت، مدیریت کردن این هجمه از کارها تقریباً غیرممکن به نظر می رسد. در عوض، آن ها پیشنهاد می کنند که باید آگاهانه برای کارهای مهم خود زمان بسازیم و فعالانه در برابر حواس پرتی ها مقاومت کنیم. فلسفه اصلی کتاب بر این پایه استوار است که هر روز تنها یک «کار مهم» (Highlight) را انتخاب کنیم و سپس با استفاده از تاکتیک هایی مشخص، تمرکز لیزری خود را بر آن کار حفظ کرده، انرژی خود را بالا نگه داریم و در نهایت، با بازبینی روزانه، سیستم خود را بهبود بخشیم. این رویکرد، به افراد کمک می کند تا به جای واکنش نشان دادن به درخواست های دیگران، کنترل زندگی خود را به دست بگیرند.

جیک نپ و جان زراتسکی معتقدند که «ما زمان را مدیریت نمی کنیم، بلکه به آن واکنش نشان می دهیم.» این کتاب راهی برای خروج از این چرخه و ساختن زمان برای آنچه واقعاً مهم است، ارائه می دهد.

کتاب «چطور برای اولویت ها برنامه ریزی کنیم» نه تنها از سوی ویراستاران آمازون به شدت توصیه شده، بلکه مورد تحسین بسیاری از متخصصان حوزه بهره وری و نویسندگان موفق نیز قرار گرفته است. چارلز دوهیگ، نویسنده کتاب پرفروش «قدرت عادت»، این کتاب را برای کسانی که می خواهند بدون از دست دادن آرامش روانی خود به موفقیت های بیشتر دست یابند، ضروری می داند. ایوان ویلیامز، بنیان گذار توئیتر و مدیوم نیز، کتاب را بامزه و بسیار مفید توصیف کرده است. این ستایش ها نشان دهنده اعتبار و اثربخشی راهکارهای ارائه شده در این اثر است که به خوانندگان کمک می کند تا در دنیای پرشتاب فناوری، به نگرشی عمیق تر و کارآمدتر دست یابند.

چهار گام طلایی کتاب Make Time برای بازپس گیری زمان و تمرکز

رویکرد «Make Time» بر پایه چهار گام ساده اما قدرتمند بنا شده است که هر فردی می تواند آن ها را در زندگی روزمره خود پیاده کند. این گام ها یک چارچوب جامع برای افزایش تمرکز، کاهش حواس پرتی و بازپس گیری کنترل زمان ارائه می دهند.

۱. انتخاب کار مهم (Highlight): قطب نمای روز شما

یکی از مهم ترین مفاهیم کتاب، انتخاب یک «کار مهم» برای هر روز است. این کار مهم، همان فعالیتی است که در پایان روز، با انجام دادنش احساس رضایت و موفقیت می کنید. این انتخاب، به شما کمک می کند تا در طول روز یک قطب نما داشته باشید و در دریای بی انتهای وظایف، مسیر خود را گم نکنید. اغلب افراد در طول روز با انبوهی از وظایف کوچک و بزرگ مواجه هستند که همه آن ها به نظر مهم می آیند. اما حقیقت این است که همه کارها ارزش و اهمیت یکسانی ندارند. تمرکز بر یک کار مهم، از پراکندگی انرژی جلوگیری کرده و احتمال به اتمام رساندن آن را به شدت افزایش می دهد.

نویسندگان سه نوع اصلی از «کار مهم» را معرفی می کنند که می توانند راهنمای خوبی برای انتخاب روزانه شما باشند:

• کار ضروری: وظیفه ای که باید انجام شود، مثل یک پروژه کاری مهم، پرداخت قبوض یا آماده شدن برای یک امتحان.
• کار رضایت بخش: فعالیتی که به شما احساس خوشبختی و رضایت شخصی می دهد، حتی اگر کاملاً ضروری نباشد. مثلاً وقت گذراندن با خانواده، خواندن یک کتاب، یا انجام یک سرگرمی.
• کار بلندپروازانه: فعالیتی که شما را به سمت اهداف بزرگ تر و بلندمدت تر سوق می دهد، مانند یادگیری یک مهارت جدید، شروع یک کسب وکار جانبی یا نوشتن یک کتاب.

برای انتخاب کار مهم روزانه، می توان از روش های ساده ای استفاده کرد. برای مثال، از خود سه سوال کلیدی بپرسید: «امروز دلم می خواهد چه کاری را انجام دهم؟»، «در پایان روز، از انجام چه کاری احساس رضایت می کنم؟» و «چه کاری را نمی توانم به فردا موکول کنم؟» پاسخ به این سوالات، شما را به سمت انتخاب درست هدایت می کند. همچنین، تکنیک هایی مانند ماتریس آیزنهاور (مهم و فوری) یا روش سه کار مهم (انتخاب سه کار اساسی که باید انجام شوند) می توانند در این فرآیند مفید باشند. مهم این است که این انتخاب را آگاهانه انجام دهید و آن را به عنوان ستون فقرات روز خود در نظر بگیرید.

۲. تمرکز لیزری (Laser Focus): مبارزه با حواس پرتی های مدرن

پس از انتخاب کار مهم، گام بعدی حفظ «تمرکز لیزری» بر روی آن است. در دنیای امروز، حواس پرتی ها در هر لحظه و از هر جهتی ما را احاطه کرده اند. از نوتیفیکیشن های تلفن همراه گرفته تا استخرهای بی پایان شبکه های اجتماعی و صندوق های ورودی ایمیل، همه و همه تلاش می کنند توجه ما را به خود جلب کنند. این بخش از کتاب، استراتژی های عملی برای مبارزه با این حواس پرتی ها و ایجاد محیطی برای کار عمیق را ارائه می دهد.

رئیس تلفن همراهت باش

تلفن های هوشمند منبع اصلی حواس پرتی در زندگی مدرن هستند. نویسندگان پیشنهاد می کنند که باید با استراتژی های عملی، وابستگی خود به گوشی را کاهش دهیم. این شامل غیرفعال کردن تمام نوتیفیکیشن های غیرضروری، استفاده از حالت مزاحم نشوید برای ساعات کاری یا تمرکز، و حذف اپلیکیشن های شبکه های اجتماعی و بازی های حواس پرت کننده از گوشی می شود. همچنین، قرار دادن گوشی در اتاق دیگر یا در کشو در زمان انجام کارهای مهم، می تواند به شکل چشمگیری تمرکز را افزایش دهد. هدف این است که شما کنترل گوشی خود را در دست بگیرید، نه برعکس.

از استخرهای بی انتها فاصله بگیرید

شبکه های اجتماعی، پلتفرم های تماشای ویدئو و بازی های آنلاین، به نوعی «استخرهای بی انتها» هستند که می توانند ساعت ها زمان ما را بلعیده و ما را از کارهای مهم باز دارند. کتاب توصیه می کند که زمان استفاده از این پلتفرم ها را آگاهانه و به شدت محدود کنیم. مثلاً، زمان مشخصی در روز را به چک کردن شبکه های اجتماعی اختصاص دهیم و پس از آن، به طور کامل از آن ها دور شویم. یا حتی برای مدت مشخصی، مثلاً یک هفته، از آن ها دوری کنیم تا عادت های جدید شکل بگیرند.

کنترل صندوق ورودی ایمیل

ایمیل نیز می تواند یک منبع بزرگ حواس پرتی باشد، به خصوص اگر عادت داشته باشیم به محض دریافت ایمیل جدید، آن را چک کرده و پاسخ دهیم. نویسندگان پیشنهاد می کنند که به جای پاسخگویی لحظه ای، زمان های مشخصی در روز را برای چک کردن و پاسخ دادن به ایمیل ها اختصاص دهیم. مثلاً صبح، ظهر و عصر، هر بار به مدت ۱۵ دقیقه. این کار به ما اجازه می دهد که در سایر زمان ها، بدون وقفه بر روی کار مهم خود متمرکز باشیم.

ایجاد محیط کار عمیق (Deep Work)

برای افزایش بهره وری، ایجاد فضایی بدون حواس پرتی بسیار حیاتی است. این ممکن است به معنای یافتن یک مکان آرام، استفاده از هدفون برای گوش دادن به نویز سفید یا موسیقی بی کلام، و یا حتی اعلام به همکاران یا اعضای خانواده باشد که برای مدتی نیاز به تمرکز دارید. تکنیک های افزایش تمرکز مانند تکنیک پومودورو (کار کردن در بازه های ۲۵ دقیقه ای با استراحت های کوتاه) نیز می توانند در حفظ تمرکز و جلوگیری از خستگی ذهنی بسیار مؤثر باشند.

۳. افزایش انرژی (Energize): سوخت رسانی به بدن و ذهن

حتی اگر بهترین برنامه و بالاترین تمرکز را داشته باشید، بدون انرژی کافی، نمی توانید کارهای مهم خود را به اتمام برسانید. بخش «افزایش انرژی» در کتاب به اهمیت سلامت جسمی و روانی برای حفظ بهره وری می پردازد. این بخش، راهکارهایی را برای سوخت رسانی مناسب به بدن و ذهن ارائه می دهد تا بتوانیم در طول روز با نشاط و کارآمد بمانیم.

فعال باشید

اهمیت فعالیت بدنی منظم بر هیچ کس پوشیده نیست. نویسندگان تأکید می کنند که حتی یک پیاده روی کوتاه یا چند دقیقه حرکت کششی می تواند به طور قابل توجهی سطح انرژی، خلق وخو و تمرکز را افزایش دهد. فعالیت بدنی به اکسیژن رسانی بهتر به مغز کمک کرده و باعث می شود احساس هوشیاری بیشتری داشته باشیم. نیازی به ورزش های سنگین نیست؛ حتی ۱۰ دقیقه فعالیت سبک در طول روز می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.

غذای سالم بخورید

نقش تغذیه در حفظ سطح انرژی و هوشیاری بسیار حیاتی است. مصرف غذاهای فرآوری شده و قند زیاد می تواند باعث افت ناگهانی انرژی و کاهش تمرکز شود. در مقابل، رژیم غذایی سرشار از میوه ها، سبزیجات، پروتئین ها و کربوهیدرات های پیچیده، سطح انرژی را ثابت نگه داشته و به عملکرد بهتر مغز کمک می کند. آب کافی نوشیدن نیز برای حفظ هیدراسیون بدن و جلوگیری از خستگی ضروری است.

بهره برداری هوشمندانه از کافئین

کافئین می تواند یک ابزار قدرتمند برای افزایش تمرکز و انرژی باشد، اما استفاده نادرست از آن می تواند به وابستگی و عوارض جانبی منجر شود. کتاب توصیه می کند که کافئین را به صورت هوشمندانه و در زمان های مناسب مصرف کنیم. مثلاً به جای نوشیدن قهوه در ابتدای صبح، که بدن به طور طبیعی هوشیار است، آن را زمانی مصرف کنیم که نیاز به تقویت تمرکز برای کار مهم خود داریم. همچنین، از مصرف کافئین در اواخر روز خودداری کنیم تا کیفیت خوابمان مختل نشود.

فناوری را رها کنید

دوری از صفحه نمایش ها و تکنولوژی، حتی برای مدت کوتاه، برای شارژ مجدد ذهن و بدن بسیار مهم است. گذراندن وقت در طبیعت، گوش دادن به موسیقی یا انجام یک سرگرمی بدون فناوری می تواند به کاهش استرس و افزایش خلاقیت کمک کند. این استراحت های دیجیتال به ذهن فرصت می دهند تا از بار اطلاعاتی رها شده و برای تمرکز مجدد آماده شود.

در غار بخوابید

خواب کافی و باکیفیت، سنگ بنای انرژی و بهره وری است. کتاب استراتژی هایی برای بهبود کیفیت خواب ارائه می دهد، از جمله ایجاد یک محیط خواب تاریک و خنک، خودداری از صفحه نمایش ها قبل از خواب، و رعایت یک برنامه خواب منظم. خواب ناکافی نه تنها تمرکز را کاهش می دهد، بلکه می تواند منجر به اضطراب و کاهش توانایی تصمیم گیری شود. بنابراین، توجه به خواب به اندازه انتخاب کار مهم، برای یک روز پربار ضروری است.

۴. بازبینی و تنظیم (Reflect): بهبود مستمر

آخرین گام در چارچوب Make Time، «بازبینی و تنظیم» است که به اهمیت ارزیابی مستمر و ایجاد بهبودهای کوچک اما پایدار می پردازد. این گام، به شما کمک می کند تا از تجربیات خود درس بگیرید و سیستم برنامه ریزی و اولویت بندی خود را به طور مداوم بهینه کنید.

اهمیت بازبینی روزانه و هفتگی در این است که به شما امکان می دهد تا متوجه شوید چه چیزی خوب کار کرده و چه چیزی نیاز به بهبود دارد. در پایان هر روز، برای چند دقیقه به خودتان فرصت دهید و به سوالاتی مانند: «امروز چه چیزی باعث شد کار مهمم را به خوبی انجام دهم؟»، «چه چیزهایی حواس مرا پرت کرد؟» و «فردا می توانم چه تغییری ایجاد کنم؟» فکر کنید. این بازبینی های کوتاه، الگوهای حواس پرتی و عادت های ناکارآمد را آشکار می کند.

روش های ارزیابی عملکرد می تواند شامل یادداشت برداری ساده، استفاده از یک ژورنال، یا حتی علامت گذاری موفقیت ها و شکست ها در یک تقویم باشد. هدف، شناسایی دقیق موانع و عوامل موفقیت است. با این اطلاعات، می توانید عادت های جدید و سازنده را به زندگی خود اضافه کرده و عادت های مضر را به تدریج حذف کنید. این فرآیند، یک چرخه پیوسته از آزمایش، مشاهده، یادگیری و تنظیم است. به یاد داشته باشید که هیچ سیستمی از همان ابتدا کامل نیست و موفقیت در گرو انعطاف پذیری و تمایل به بهبود مستمر است.

نکات تکمیلی برای برنامه ریزی مؤثر اولویت ها (فراتر از کتاب)

در کنار چهار گام اصلی کتاب «چطور برای اولویت ها برنامه ریزی کنیم»، برخی نکات تکمیلی نیز وجود دارند که می توانند به برنامه ریزی مؤثرتر و افزایش بهره وری کمک کنند. این نکات، دیدگاهی جامع تر به مدیریت زمان و اولویت بندی ارائه می دهند.

استفاده از ابزارهای برنامه ریزی دیجیتال و آنالوگ

چه به ابزارهای سنتی مانند دفترچه یادداشت و تقویم کاغذی علاقه داشته باشید، چه به پلتفرم های دیجیتال مانند Google Calendar، Todoist یا Trello، استفاده از یک سیستم برای ثبت و پیگیری وظایف بسیار مهم است. ابزارهای دیجیتال امکان همگام سازی و دسترسی از هر مکانی را فراهم می کنند، در حالی که ابزارهای آنالوگ می توانند حس مالکیت و تمرکز بیشتری را ارائه دهند. مهم این است که ابزاری را انتخاب کنید که با سبک کاری شما همخوانی دارد و به شما کمک می کند تا کارهایتان را سازماندهی کنید.

مدیریت انتظارات: واقع بین بودن در برنامه ریزی

یکی از دلایل اصلی شکست در برنامه ریزی، انتظارات غیرواقع بینانه است. بسیاری از افراد سعی می کنند بیش از حد توان خود را در یک روز یا هفته بگنجانند. واقع بین بودن در مورد ظرفیت ها و محدودیت های خود بسیار مهم است. همیشه مقداری زمان خالی در برنامه خود برای اتفاقات غیرمنتظره یا کارهای پیش بینی نشده بگذارید. انعطاف پذیری در برنامه ریزی به شما کمک می کند تا در مواجهه با چالش ها کمتر دچار استرس شوید.

اهمیت نه گفتن به درخواست های غیرضروری

یادگیری نه گفتن، یک مهارت حیاتی برای حفظ اولویت ها و زمان خود است. اغلب اوقات، زمان ما صرف انجام کارهایی می شود که دیگران از ما می خواهند، نه کارهایی که خودمان برای آن ها اولویت قائل هستیم. نه گفتن به درخواست های غیرضروری، به معنای بی ادبی نیست، بلکه به معنای احترام به زمان و تعهدات خود است. این کار می تواند در ابتدا دشوار باشد، اما به تدریج به افزایش کنترل شما بر زمانتان کمک می کند.

نقش تفکر و مدیتیشن در افزایش تمرکز و آرامش ذهنی

در دنیای پرشتاب امروز، لحظاتی برای تفکر و درون نگری بسیار ارزشمند هستند. مدیتیشن یا حتی چند دقیقه آرام نشستن و نفس کشیدن عمیق می تواند به کاهش استرس، افزایش آگاهی و بهبود توانایی تمرکز کمک کند. این تمرینات ذهنی، فضای لازم را برای شفافیت فکری فراهم می کنند و شما را در تصمیم گیری های مربوط به اولویت هایتان یاری می رسانند. تفکر عمیق به شما اجازه می دهد تا به جای واکنش نشان دادن کورکورانه، آگاهانه و با هدف عمل کنید.

رویکرد سنتی مدیریت زمان	رویکرد Make Time (ساخت زمان)
تمرکز بر انجام حداکثری کارها	تمرکز بر انجام یک کار مهم در روز
واکنش به درخواست های ورودی	ایجاد زمان آگاهانه برای اولویت ها
مقابله با حواس پرتی با اراده محض	طراحی محیط و سیستم برای حذف حواس پرتی
پر کردن تقویم با وظایف متعدد	ایجاد فضای خالی و انعطاف پذیری در برنامه
نادیده گرفتن سلامت جسمی و روانی	اهمیت دادن به انرژی، خواب و تغذیه

جمع بندی: شروع تغییر از امروز

مسیری که کتاب «چطور برای اولویت ها برنامه ریزی کنیم» پیش روی خوانندگانش می گذارد، یک جاده یک شبه برای رسیدن به بهره وری فوق العاده نیست، بلکه یک مسیر تدریجی و مداوم برای بازپس گیری کنترل زندگی است. نویسندگان به خوبی توضیح می دهند که تغییرات بزرگ و پایدار، با گام های کوچک و مستمر آغاز می شوند. هر روز با انتخاب یک «کار مهم» و تلاش برای تمرکز بر آن، شما در حال ساختن عادت های جدید و قدرتمند هستید که به تدریج زندگی شما را متحول خواهند کرد.

شروع این تغییر، نیازی به آمادگی کامل یا شرایط ایده آل ندارد. تنها کافی است از امروز شروع کنید. شاید انتخاب یک «کار مهم» برای فردا و تلاش برای اختصاص زمان کافی به آن، اولین گام شما باشد. شاید کاهش ده دقیقه ای زمان استفاده از شبکه های اجتماعی یا یک پیاده روی کوتاه در طول روز، شروعی برای افزایش انرژی شما باشد. هر گام کوچکی که برمی دارید، شما را به سمت زندگی متمرکزتر، آرام تر و معنادارتر سوق می دهد. مطالعه کامل این کتاب، به شما کمک می کند تا این استراتژی ها را به طور عمیق تری درک کرده و آن ها را به بهترین شکل ممکن در زندگی خود پیاده سازی کنید و به معنای واقعی کلمه، برای اولویت هایتان زمان بسازید.

منابع و معرفی بیشتر

برای درک عمیق تر مفاهیم ارائه شده در این مقاله و پیاده سازی کامل استراتژی های آن، مطالعه کتاب اصلی «Make Time» به شدت توصیه می شود. این کتاب با جزئیات بیشتر و مثال های کاربردی، هر یک از چهار گام اصلی را شرح می دهد و راهنمایی جامع برای بازپس گیری زمان و تمرکز در دنیای مدرن ارائه می کند.

کتاب اصلی:

• Make Time: How to Focus on What Matters Every Day

  نویسندگان: جیک نپ (Jake Knapp) و جان زراتسکی (John Zeratsky)

  انتشارات: پنگوئن پرس (Penguin Press)

همچنین، برای علاقه مندان به مباحث مدیریت زمان، بهره وری و توسعه فردی، کتاب های زیر نیز می توانند مکمل های ارزشمندی باشند:

• Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World

  نویسنده: کال نیوپورت (Cal Newport)

  این کتاب به مفهوم کار عمیق و اهمیت آن در دنیای پر حواس پرتی می پردازد.

• The Power of Habit: Why We Do What We Do in Life and Business

  نویسنده: چارلز دوهیگ (Charles Duhigg)

  این کتاب به بررسی چگونگی شکل گیری و تغییر عادت ها می پردازد که در برنامه ریزی و اولویت بندی بسیار مؤثر است.

• Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less

  نویسنده: گرگ مک کیون (Greg McKeown)

  یک راهنمای قدرتمند برای تمرکز بر آنچه واقعاً ضروری است و حذف موارد غیرضروری از زندگی.