دستگاه حضور و غیاب چیست و چه مزایایی دارد؟

چند وقت پیش به دلیل مدیریت بهتر زمان و کنترل حضور و غیاب کارمندان تصمیم گرفتم برای دفترمون یه دستگاه حضور و غیاب بخرم. همونطور که احتمالا می‌دونید دستگاه حضور و غیاب وسیله‌ایه که ساعت ورود و خروج افراد رو ثبت می‌کنه و امروزه با پیشرفت تکنولوژی دیگه فقط به دستگاه‌های کارت‌زنی محدود نمی‌شه. انواع بیومتریک مثل اثر انگشت تشخیص چهره و حتی شناسایی صدا و عنبیه چشم هم وارد بازی شدن. توی این مقاله تجربه خرید و استفاده خودم از دستگاه حضور و غیاب از شرکت بایوفا رو با شما در میون می‌ذارم و مشکلات و مزایا رو هم بررسی می‌کنم.

دستگاه حضور و غیاب چیست ؟

دستگاه حضور و غیاب یا ساعت زنی یکدستگاه الکترونیکیه که ورود و خروج پرسنل را در حافظه خود ثبت کرده و برای نرم افزار حضور غیاب ارسال میکنه تا گزارشات را در اختیار کاربران قرار بده.

چرا دستگاه حضور و غیاب؟

اول از همه اینکه یه دفتر کوچیک داریم با تعداد کارمندای محدود. ولی همیشه مسئله دیر اومدن و یا ساعت خروج دقیق کارمندها یه چالش بود. البته دوست داشتم کنترل کامل روی وضعیت حضوری کارمندها داشته باشم و این کار با یادداشت دستی دیگه جواب نمی‌داد. به فکر خرید دستگاه حضور و غیاب افتادم که هم دقیق‌تر و هم اتوماتیک باشه.

  انتخاب دستگاه ساعت زنی مناسب

وقتی شروع به تحقیق کردم متوجه شدم که دستگاه‌های حضور و غیاب مدل‌های مختلفی دارن. از دستگاه‌های ساده کارتی گرفته تا دستگاه‌هایی که با اثر انگشت تشخیص چهره یا حتی صدا کار می‌کنن.
جدول مقایسه دستگاه‌های حضور و غیاب

مدل	نوع شناسایی	قیمت (تومان)	نقاط قوت	نقاط ضعف
دستگاه کارت زنی F70	کارتی انگشتی	5,5200,000	ارزان ساده	امکان تقلب در کارت
دستگاه تشخیص چهره UFace302	اثر انگشت تشخیص چهره	15,500,000	دقت بالا	قیمت بالا
دستگاه انگشت زنی	انگشت	5,500,000	دقت و امنیت بالا	قیمت بالا

بعد از کلی تحقیق من یه دستگاه اثر انگشتی گرفتم. دلیل انتخابم این بود که هم قیمتش نسبت به دستگاه‌های تشخیص چهره مناسب‌تر بود و هم از دستگاه‌های کارتی مطمئن‌تر به نظر می‌رسید.

  راه‌اندازی دستگاه

حالا نوبت به نصب دستگاه رسید. خیلی از ماها فکر می‌کنیم که نصب یه دستگاه حضور و غیاب کار راحتیه ولی وقتی شروع به نصبش کردم متوجه شدم که اونقدرا هم ساده نیست. از اتصال به شبکه گرفته تا هماهنگ کردن با نرم‌افزارهای مدیریت.

برای نصبش مراحل زیر رو طی کردم:

1. نصب فیزیکی: دستگاه رو نزدیک در ورودی نصب کردم. حواسم بود که ارتفاعش مناسب باشه و همه بتونن راحت ازش استفاده کنن.
2. اتصال به شبکه: بعدش نوبت به اتصال به شبکه اومد. دستگاه باید به وای‌فای وصل بشه تا بتونه دیتا رو به نرم‌افزار مدیریتی بفرسته.
3. نصب نرم‌افزار: یه نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب روی سیستم کامپیوتر نصب کردم که داده‌های دستگاه رو جمع‌آوری و تحلیل می‌کرد. 

مشکلاتی که باهاش برخورد کردم

خب هیچ چیزی بدون مشکل نیست. همونطور که انتظار داشتم موقع استفاده از دستگاه حضور و غیاب با چندتا چالش مواجه شدم.

1. مشکل با اثر انگشت:
   در دفتر ما چند نفر بودن که پوست انگشتشون خشک بود و دستگاه اثر انگشتشون رو نمی‌شناخت. این موضوع واقعا اعصاب‌خردکن بود. برای حلش تصمیم گرفتم گزینه‌ی استفاده از پین‌کد رو هم فعال کنم تا کسایی که مشکل دارن بتونن پین‌کد وارد کنن.
2. شبکه و قطع اتصال:
   دستگاه یه بار از وای‌فای قطع شد و اطلاعات کارکنان رو نتونستم به‌موقع دریافت کنم. این موضوع باعث شد سراغ اتصال با کابل شبکه هم برم که دردسرهای خودش رو داشت.
3. محاسبه اشتباه ساعات کاری:
   تو یه مورد نرم‌افزار اشتباه ساعات کاری رو حساب می‌کرد. بعد از کلی جستجو فهمیدم تنظیمات نرم‌افزار اشتباهه و باید دقیق‌تر تنظیمش کنم. 

مزایای دستگاه حضور و غیاب

علیرغم مشکلاتی که گفتم مزایای این دستگاه واقعا کارآمد و خوب بودن:

• دقت بالا: ثبت دقیق ساعات ورود و خروج باعث شد هیچکدوم از کارمندها از ساعت کاریشون تخطی نکنن.
• گزارش‌گیری ساده: به راحتی می‌تونم از دستگاه گزارش ماهانه بگیرم و حتی برای محاسبه حقوق و مزایا هم ازش استفاده کنم.
• امنیت بالا: وقتی از روش‌های بیومتریک مثل اثر انگشت استفاده می‌کنیم امکان تقلب به حداقل می‌رسه. 

تجربه من از استفاده

در کل تجربه‌ام با این دستگاه حضور و غیاب خیلی خوب بود. راستش اوایل فکر می‌کردم یه خرید گرونه که شاید به درد نخوره اما بعد از چند ماه استفاده متوجه شدم چقدر کارمون رو آسون کرده. دیگه نیازی به یادداشت دستی یا پرسش‌وپاسخ در مورد ساعت ورود و خروج نیست و همه چیز به صورت اتوماتیک ثبت می‌شه.

 آینده دستگاه‌های حضور و غیاب

همونطور که تکنولوژی پیشرفت می‌کنه دستگاه‌های حضور و غیاب هم دارن هوشمندتر می‌شن. الان دستگاه‌هایی وجود دارن که با استفاده از هوش مصنوعی حتی می‌تونن رفتارهای غیرعادی رو هم شناسایی کنن و امنیت بیشتری رو فراهم کنن. فکر می‌کنم آینده دستگاه‌های حضور و غیاب خیلی روشنه و قراره امکانات جدیدتری اضافه بشه.

پرسش و پاسخ

1. آیا دستگاه‌های حضور و غیاب قابل هک شدن هستن؟
   بله هر دستگاهی که به شبکه متصل باشه پتانسیل هک شدن رو داره. ولی با رعایت اصول امنیتی و بروزرسانی مرتب دستگاه می‌شه خطرات رو کاهش داد.
2. آیا نصب دستگاه حضور و غیاب برای کسب‌وکارهای کوچک هم مناسبه؟
   بله حتی برای کسب‌وکارهای کوچک هم مناسبه. دستگاه‌های ساده و ارزون هم می‌تونن نیازهای شما رو برآورده کنن و در زمان و هزینه‌های شما صرفه‌جویی کنن.
3. آیا می‌شه به جای اثر انگشت از روش‌های دیگه مثل تشخیص چهره استفاده کرد؟
   بله بسته به نوع دستگاه می‌تونید از روش‌های مختلف مثل تشخیص چهره یا کارت RFID استفاده کنید.
4. آیا دستگاه های ساعت زنی درب را هم باز می کنند؟ بله اگه دستگاه خروجی رله داشته باشه میتونید به انواع درب برقی یا گیت هم وصلش کنید.
5. مناسبترین دستگاه برای کارخانه هایی که محیط کارگری دارند کدوم مدله؟ دستگاه های تشخیص چهره مناسب ترین روش برای ثبت ورود و خروج در کارگاه ها و محیطهای کارگری هستن. چون نیازی به لمس دستگاه نیست و مشکلات اثر انگشت را ندارند.
6. با توجه به مدلهای متنوع موجود در بازار شما  چه دستگاهی را برای خرید پیشنهاد میکنید؟ به نظر من یک دستگاه حضور و غیاب ترکیبی شامل تشخیص چهره کارت و اثر انگشت بهترین انتخاب برای تمامی مشاغله هست چون بالاخره یکی از مدلها کارایی لازم خواهد داشت.

نتیجه‌

در پایان اگر شما هم یه کسب‌وکار کوچیک یا بزرگ دارید و به دنبال راهی برای مدیریت بهتر حضور و غیاب کارمنداتون هستید پیشنهاد می‌کنم به فکر خرید یه دستگاه حضور و غیاب باشید. با این دستگاه‌ها می‌تونید با دقت بیشتری کارکنان رو مدیریت کنید و در عین حال از تقلب‌های احتمالی جلوگیری کنید.

 این مقاله بر اساس تجربه شخصی و تحقیقات صورت گرفته نوشته شده و می‌تونه به شما در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب کمک کنه. امیدوارم این مطلب به دردتون بخوره و تجربه خوبی در استفاده از این دستگاه‌ها داشته باشید.