برای سال تحصیلی ۱۴۰۴-۱۴۰۳.
نرخ اجاره بهای ماهیانه خوابگاه‌های دانشجویی ملکی (مجردی و متأهلی) برای سال تحصیلی ۱۴۰۴-۱۴۰۳ ابلاغ شد. سامانه صندوق رفاه به آدرس refah.swf.ir از تاریخ یک شهریور ۱۴۰۳ برای ثبت درخواست متقاضیان خوابگاه فعال شده است.
ثبت درخواست خوابگاه درسامانه صندوق برای هر دو نیمسال اول و دوم به صورت پیش فرض فعال خواهد بود؛ لذا دانشجویانی که صرفاً برای نیمسال اول درخواست اسکان دارند می‌بایست نسبت به غیرفعال سازی درخواست نیمسال دوم اقدام نمایند. ثبت درخواست اسکان دانشجو، هیچگونه تعهدی برای اسکان توسط دانشگاه ایجاد نخواهدکرد.
کاربران دانشگاه پس از بررسی درخواست اسکان دانشجویان می‌بایست با رعایت قوانین و مقررات مربوطه و درنظر داشت اولویت‌ها نسبت به تعیین خوابگاه و ثبت اتاق دانشجو صرفًا برای نیم سال اول سال تحصیلی آینده درسامانه صندوق اقدام نمایند. همچنین بر اساس مقررات استفاده ازخوابگاه در ترم بعدی منوط به تسویه بدهی‌های قبلی توسط دانشجو است؛ لذا کارشناسان دانشگاه‌ها می‌بایست قبل از اسکان دانشجویان، از واریز بدهی‌های خوابگاهی ترم‌های گذشته دانشجویان، اطمینان حاصل کنند.
کلیه دانشجویان ملزم به پرداخت نقدی اجاره بهای خوابگاه در ابتدای هر نیمسال تحصیلی هستند که در صورت پرداخت در ۴۵ روز ابتدای نیمسال تحصیلی مشمول ۱۰ درصد تخفیف اجاره بها خواهندشد.
بر اساس مصوبات هیأت امناءصندوق، پرداخت اجاره بهای معوق خوابگاه‌های دانشجویی، فارغ از این که در چه مقطع زمانی ازخوابگاه استفاده کرده باشند در زمان واریز اجاره بها، براساس آخرین نرخ اجاره بهای تعیین شده خوابگاه‌های دانشجویان توسط صندوق رفاه دانشجویان، محاسبه خواهدشد.
دانشجوی ساکن در خوابگاه دانشجویی مکلف است حداکثر ظرف مدت ۳۰ روز از ابتدای ترم نسبت به تعیین وضعیت اسکان خود اقدام نماید. چنانچه دانشجویی به هر دلیلی پس از مهلت مقرر ازسکونت در خوابگاه انصراف دهد، اجاره بهای کل ترم محاسبه و دریافت خواهدشد.
سنوات عادی مجاز برای استفاده دانشجویان واجد شرایط از خوابگاه‌های ملکی (درصورت وجود ظرفیت خوابگاه ملکی دردانشگاه) حداکثر، برای دوره‌های: کاردانی چهار نیمسال، کارشناسی هشت نیمسال، کارشناسی ارشد چهار نیمسال، دکترای حرفه‌ای و دکترای مستقیم دوازده نیمسال، دکتری تخصصی ناپیوسته و دکترای دستیاری هشت نیمسال، دکترای پیوسته شانزده نیمسال، و پسادکتری برای هر دوره دو نیمسال تعیین گردید و مقرر شد اجاره بهای خوابگاه دانشجویان واجدشرایط درسنوات عادی مجاز بر اساس نرخ تعیین شده ازسوی صندوق رفاه دانشجویان محاسبه و به حساب صندوق رفاه دانشجویان واریزشود.
همچنین هزینه اجاره بهای خوابگاه‌های دانشجویان واجد شرایط درسنوات اضافه مجاز نیز درصورت وجود ظرفیت خالی در خوابگاه‌ها و استفاده از آن، دو برابر اجاره بهای خوابگاه دانشجویان درسنوات عادی مجازمحاسبه و به حساب صندوق رفاه دانشجویان واریزشود.
در خصوص دانشجویان غیربورسیه بین الملل، دانشگاه‌ها می‌توانند بر اساس مصوبه هیأت امنای خود اجاره بهای خوابگاه‌ها را از این دانشجویان اخذ کنند. ولیکن میزان اجاره بهای خوابگاه دانشجویان مذکور همانند دانشجویان نوبت دوم درسامانه صندوق محاسبه و دریافت می‌شود. در خصوص دانشجویان بورسیه بین الملل و یا فرصت‌های مطالعاتی، براساس شرایط مندرج در حکم آن‌ها اقدام شود.
با توجه به اینکه صرفًا دانشجویانی که اطلاعات هویتی و تحصیلی آن‌ها به سامانه تبادل اطلاعات آموزشی وزارت عتف «GSB» ارسال شده باشد امکانت شکیل پرونده درسامانه صندوق و ارسال درخواست اسکان دارند، لذا ضروریست دانشگاه‌ها در اسرع وقت نسبت به، بروزرسانی مستمر اطلاعات آموزشی دانشجویان درسامانه مذکور اقدام نمایند تا فرایند ثبت اطلاعات دانشجویانی که برای اولین بار متقاضی اسکان خواهند بود به موقع درسامانه صندوق انجام پذیرد.
چنانچه خوابگاهی واجد شرایط تغییر رتبه قیمتی (اجاره بها) است مراتب برای اصلاح رتبه (قبل از شروع اسکاندرآن خوابگاه) به این صندوق اعلام شود. هرگونه تغییر و ویرایش ظرفیت اتاق‌ها (بنا به ضرورت) قبل از ثبت اسکان دانشجویان در اتاق، توسط کاربران دانشگاه امکانپذیر است.