انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب گامی مهم در جهت بهبود مدیریت زمان و منابع انسانی در هر سازمان است. این دستگاه‌ها با ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای حقوق و دستمزد را ساده‌تر کرده و بر عملکرد کارکنان نظارت بهتری داشته باشید. در ادامه به بررسی دقیق‌تر هر یک از نکات کلیدی که در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب باید مد نظر قرار دهید می‌پردازیم:
نکات مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب
1. تعیین نیازهای دقیق سازمان
دستگاهی که برای یک شرکت کوچک با 20 نفر کارمند مناسب است ممکن است برای یک کارخانه بزرگ با صدها کارمند کافی نباشد. ظرفیت دستگاه سرعت پردازش و امکانات جانبی باید متناسب با تعداد کارمندان باشد.
علاوه بر این برای محیط‌های صنعتی با شرایط سخت دستگاه‌هایی با مقاومت بالا و قابلیت کار در شرایط مختلف دمایی و رطوبتی مورد نیاز است. در مقابل برای محیط‌های اداری دستگاه‌هایی با طراحی زیبا و امکانات بیشتر برای مدیریت دسترسی‌ها مناسب‌تر هستند.
نکته بعدی سطح امنیت مورد نیاز است. برای سازمان‌هایی که با اطلاعات حساس کار می‌کنند دستگاه‌هایی با سیستم‌های امنیتی قوی مانند تشخیص چهره اثر انگشت و رمز عبور چند مرحله‌ای ضروری است.
و در نهایت باید گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها را در نظر بگیرید. نوع گزارش‌هایی که نیاز دارید (مانند گزارش‌های روزانه هفتگی ماهانه گزارش تأخیر اضافه کاری و …) تعیین می‌کند که چه نوع نرم‌افزاری برای دستگاه انتخاب کنید.
بنابراین کسب‌وکارهای کوچک ممکن است به دستگاه‌های ساده نیاز داشته باشند در حالی که شرکت‌های بزرگ به سیستم‌های پیشرفته با قابلیت‌های یکپارچه‌سازی نیاز دارند.
2. انواع دستگاه‌های حضور غیاب(روش‌های احراز هویت)
دومین نکته که باید در زمان خرید دستگاه ساعت زنی به آن توجه داشته باشید آشنایی با انواع دستگاه‌های موجود در بازار است. در حال حاضر مهمترین انواع دستگاه حضور و غیاب عبارتند از:
- دستگاه کارت زنی: از کارت‌های بدون تماس یا RFID برای ثبت ورود و خروج استافده می‌کند. هزینه پایین و سادگی استفاده از مزایای این دستگاه‌ها است.
- دستگاه اثر انگشتی: از اثر انگشت منحصر به فرد هر فرد برای شناسایی استفاده می‌کنند. امنیت بالایی دارند اما ممکن است در محیط‌هایی که کارگران با دست‌های کثیف کار می‌کنند مشکل‌ساز شوند.
- دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره: از فناوری تشخیص چهره برای شناسایی افراد استفاده می‌کنند. سرعت و دقت بالایی دارند اما در محیط‌هایی با نور کم یا تغییرات ظاهری افراد ممکن است خطا داشته باشند. در حال حاضر این خیلی از کاربران این مدل را بهترین دستگاه حضور و غیاب می‌دانند.
- دستگاه‌های ترکیبی: ترکیبی از چندین روش احراز هویت را ارائه می‌دهند (مثلاً کارت + رمز عبور اثر انگشت + چهره). این دستگاه‌ها امنیت را افزایش داده و انعطاف‌پذیری بیشتری را فراهم می‌کنند.
فناوری‌ای را انتخاب کنید که نیازهای امنیتی و راحتی کسب‌وکار شما را برآورده کند.
3. ظرفیت دستگاه و سرعت پردازش
ظرفیت دستگاه به تعداد کارمندانی که می‌توانند در دستگاه ثبت نام کنند اشاره دارد. نکته مهم دیگر سرعت پردازش دستگاه ساعت زنی است. در محیط‌هایی با تردد زیاد سرعت پردازش دستگاه بسیار مهم است تا از ایجاد صف جلوگیری شود.
4. روش‌های ارتباطی و انتقال داده‌ها
برخی از دستگاه‌های حضو رو غیاب به صورت مستقیم به کامپیوتر متصل می‌شوند و برخی دیگر از طریق شبکه به یک سرور مرکزی متصل می‌شوند. اطلاعات ثبت شده بر روی دستگا حضور غیاب از طریق درگاه‌های شبکه wifi یا usb به کامپیوتر و نرم‌افزار انتقال می‌یابد. نرم‌افزار همراه دستگاه به شما امکان مدیریت دستگاه تعریف کاربران تنظیم پارامترها و مشاهده گزارش‌ها را می‌دهد.
برخی از دستگاه‌ها قابلیت اتصال به سیستم‌های حقوق و دستمزد سیستم‌های کنترل دسترسی و سایر سیستم‌های سازمانی را دارند.
5. امکانات جانبی و قابلیت‌های اضافی
امکانات جانبی نظیر باتری داخلی خروجی رله برای ارتباط با گیت و قفل برقی خروجی دستگاه اتصال wifi و … از جمله مواردی است که در صورت نیاز باید از فروشنده بخواهید که دستگاه مناسب با آن را به شما ارائه دهد.
دستگاه‌هایی که باتری پشتیبان دارند عملکرد بدون وقفه را در زمان قطعی برق تضمین می‌کنند.
6. نرم‌افزار حضور غیاب و رابط کاربری
نرم‌افزار حضور غیاب علاوه بر مدیریت دستگاه نرم‌افزار امکان تحلیل داده‌ها ایجاد گزارش‌های سفارشی و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها را فراهم می‌کند. این نرم افزار باید کاربرپسند آسان برای استفاده و دارای رابط کاربری گرافیکی باشد.
سیستم حضور و غیاب باید قابلیت تولید انواع گزارش‌های سفارشی را داشته باشد تا به شما در تحلیل داده‌ها و تصمیم‌گیری کمک کند. نرم افزار دستگاه باید امکان تعریف کاربران با سطوح دسترسی مختلف و ایجاد گروه‌های کاری برای تخصیص مجوزهای خاص و قابلیت تعریف شیفت‌های کاری مختلف و تعطیلات رسمی را داشته باشد.
ارسال اعلان‌ها و هشدارها در صورت وقوع رویدادهای خاص مانند تأخیر زودتر رفتن یا فراموشی ثبت حضور و قابلیت‌های امنیتی مانند رمزگذاری داده‌ها احراز هویت دو مرحله‌ای جلوگیری از تقلب و دستکاری داده‌ها از جمله دیگر ویژگی‌های نرم افزار حضور غیاب است که باید در زمان خرید به آن توجه نمائید.
7. سهولت استفاده
دستگاهی انتخاب کنید که کاربری آسان و شهودی داشته باشد. این موضوع خطاها را کاهش داده و عملکرد روان دستگاه را تضمین می‌کند. منوی فارسی و کاربر پسند سخنگوی فارسی و امکان استفاده آسان از منوها و نحوه کار با دستگاه را در نظر بگیرید.
8. قابلیت یکپارچگی با سایر اتوماسیون‌ها
قابلیت ادغام و یکپارچه سازی با سایر اتوماسیون‌ها از موارد بسیار مهمی است که باید در زمان خرید دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب به آن توجه نمائید. اطمینان حاصل کنید که دستگاه با سیستم‌های منابع انسانی و حقوق و دستمزد شما سازگار است. این امر مدیریت داده‌ها را ساده‌تر و کارایی را افزایش می‌دهد.
9. قابلیت مقیاس‌پذیری
سیستمی را انتخاب کنید که بتواند با رشد کسب‌وکار شما هماهنگ شود و از تعداد بیشتر کارکنان و مکان‌های اضافی پشتیبانی کند. بنابراین در زمان خرید فقط به تعداد فعلی کارکنان خود توجه نکنید و آینده نگر باشید.
10. ذخیره‌سازی داده و پشتیبان‌گیری
دستگاهی با ذخیره‌سازی داده قوی و گزینه‌های پشتیبان‌گیری قابل اطمینان انتخاب کنید. سیستم‌های مبتنی بر ابر دسترسی در زمان واقعی و پشتیبان‌گیری امن را فراهم می‌کنند.
11.اپلیکیشن موبایل
سیستم‌هایی که دارای اپلیکیشن موبایل یا قابلیت دسترسی از راه دور هستند راحتی بیشتری برای مدیران و کارکنان فراهم می‌کنند. برخی از نرم‌افزارهای حضور غیاب نسخه موبایل هم دارند پس اگر به این مورد نیاز دارید حتماً آن را انتخاب کنید.
12. رعایت قوانین کار
اطمینان حاصل کنید که سیستم الزامات قوانین کار محلی از جمله ثبت اضافه‌کاری زمان استراحت و مدیریت مرخصی‌ها را رعایت می‌کند.
13. دوام و نگهداری
استحکام و دوام دستگاه حضور غیاب از نکات مهم دیگری است که باید در زمان خرید به آن توجه کنید. دستگاهی با دوام انتخاب کنید که بتواند مدت زمان بیشتری برای شما کار کند و دیگر نیازی به تعویض دستگاه در فاصله کوتاه نداشته باشید.
14. دستگاه حضور غیاب ایرانی یا خارجی؟
هیچ تفاوتی ندارد که از دستگاه حضور و غیاب ایرانی استفاده کنید یا خارجی بلکه کیفیت کارایی و سایر مواردی مهم است که در این مقاله درباره آن صحبت شده است.
15. ویژگی‌های قابل تنظیم
دستگاهی با تنظیمات قابل سفارشی‌سازی انتخاب کنید که بتواند با سیاست‌ها و فرآیندهای خاص کسب‌وکار شما هماهنگ شود.
برای مشاغلی با شعب متعدد اطمینان حاصل کنید که سیستم مدیریت متمرکز را در همه مکان‌ها پشتیبانی می‌کند.
16. اعتبار فروشنده و پشتیبانی
شرکت و فروشگاهی را انتخاب کنید که از اعتبار و شهرت خوبی در ارائه خدمات مشتری و پشتیبانی مداوم برخوردار باشد. این موضوع اجرای روان و رفع مشکلات را تضمین می‌کند.
17. قیمت دستگاه حضور و غیاب
تعیین بودجه مشخص برای خرید دستگاه و مقایسه قیمت‌های مختلف از نکات بسیار مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب است. ابتدا مشخص کنید که چه بودجه‌ای برای خرید در نظر گرفته‌اید و سپس با توجه به نیازهای شرکت و بودجه مورد نظر دستگاه مناسب را خریداری نمائید.
18. خدمات پس از فروش و پشتیبانی فنی
چهار نکته مهم در خدمات و پشتیبانی دستگاه حضور و غیاب عبارتند از:
- گارانتی: مدت زمان گارانتی دستگاه و نوع خدماتی که در طول دوره گارانتی ارائه می‌شود.
- پشتیبانی فنی: دسترسی به پشتیبانی فنی در صورت بروز هرگونه مشکل
- نصب و راه‌اندازی: اطمینان حاصل کنید که شرکت فروشنده خدمات نصب و راه‌اندازی را ارائه می‌دهد.
- آموزش: ارائه آموزش‌های لازم به کاربران برای استفاده صحیح از دستگاه و نرم‌افزار
جمع بندی
انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب نیازمند بررسی دقیق نیازهای سازمان و مقایسه ویژگی‌های مختلف دستگاه‌های موجود در بازار است. با توجه به نکات ذکر شده در راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب می‌توانید دستگاهی را انتخاب کنید که به طور کامل نیازهای شما را برآورده کند و به شما در بهبود مدیریت زمان و منابع انسانی کمک کند.